La gestion des sessions de formation
La gestion des sessions de formation est complexe. Elle comporte un volet social, un let administratif, technique, et financier.
Plus qu’un simple logiciel de gestion, votre SIRH doit vous proposer un module de gestion e la formation performant qui soit un vrai outil décisionnel.
Les inscriptions
Le recueil des besoins fait l’objet d’un autre de nos articles. De même pour les calculs et simulation du plan. Une fois ces arbitrages effectués, il convient de gérer le quotidien des actions de formation.
Une fois la demande validée et acceptée dans le plan de développement des compétences, qui inscrit les participants.
Le responsable de formation n’a pas toutes les clefs pour effectuer seul les inscriptions, surtout pour ce qui concerne la charge de travail du ou des services. L’idée est donc tentante de demander aux chefs de service d’inscrire eux-mêmes les individus. Mais attention, il conviendra aussi de poser certaines règles. Par exemple : interdire d’annuler la participation d’un individu à moins de X jours. Il est en effet quelquefois tentant pour un chef de service d’annuler l’inscription à cause d’une charge de travail imprévue. L’inscription en ligne anonymise la démarche et rend quelquefois moins responsables les managers.
Les documents d’une sessionS’il est un domaine où l’administratif est très lourd et réglementé, c’est bien celui de la formation (conventions, convocations, attestation de présence, indicateurs qualité…). Il faut donc disposer d’un outil qui soit capable d’assumer cette charge administrative mais avec suffisamment de souplesse et d’efficacité (génération de documents individuels ou par groupe, gestion chainée des documents, envoi automatique par mail, Gestion et envoi totalement automatisé, rappels…). Il faut également disposer de rappels automatiques car nombre de ces documents sont liés à des échéances bien précises. Par exemple : Envoi d’une convocation X jours avant la formation, Recyclage à prévoir X jours à l’avance…) |
L’avis de l’expert : La nécessaire richesse fonctionnelle d’un logiciel de gestion du plan de formation ne doit cependant pas en faire une usine à gaz au quotidien. Trop souvent les RF utilisent de multiples tableaux Excel pour pallier aux carences de leur logiciel |
Les alertes
Comme évoqué ci-dessus le responsable formation doit en permanence veiller à l’agenda de ses tâches. Pas question d’envoyer une convocation trop tard ! Face à cette multitude déchéances, il est presque impératif pour le Responsable Formation de disposer d’un outil capable de gérer ces rappels d tâches voir de les automatiser.
La planification des actions de formation
La mise en place d’une session commence par la planification. Pas toujours simple à organiser la panification doit prendre en compte les disponibilités des formateurs ou des organismes prestataires, des futurs stagiaires, des ressources. C’est pourquoi il est également recommandé lors du recueil du besoin e questionner les chefs de service sur les périodes les plus propices pour organiser la formation.
Les coûts d’une session de formation
La gestion des coûts d’une formation implique aussi ses particularités notamment avec les prises en charge (par les OPCO, la région, pôle emploi et ou d’autres financeurs). Il est important de pouvoir répartir ces coûts (répartition collective pour les frais pédagogiques ou individuelle pour les frais de déplacement et d’hébergement et de transports. Ceci sera utile pour les consolidations par site, service, fonction, filière, individu…
Et concernant les prises en charge, là encore votre logiciel doit prévoir les fonctionnalités utiles à lu bonne gestion ( suivi du dossier, relances…)
L’évaluation des formations
Plus question de parler de gestion de formation sans parler d’évaluer celle-ci. Les méthodes et types d’évaluation sont nombreuses et pour certaines pas toujours faciles à mettre n œuvre. Consultez notre article sur ce sujet.
Le Compte Personnel de Formation
Même si le compte personnel de formation est individuel, il est préférable pour l’entreprise, de solliciter ce crédit. Du moment où elle a l’accord du salarié, bien entendu. Ceci peut se révéler utile un jour.
Le logiciel de ServicesRHonline offre toutes les fonctionnalités décrites dans cet article de la gestion financière à l’administratif et jusqu’aux évaluations. Tout en restant simple à utiliser, il vous donne tous les atouts pour gérer au mieux et au plus efficace vos sessions de formation.
