Le recueil des besoins de formation
Plusieurs sources viennent alimenter les besoins en formation : GPEC, entretiens professionnels, formations de masse
Votre logiciel de gestion de formation doit être capable de recueillir les besoins de formation et remonter les informations depuis ces différents canaux et les compiler dans le plan de développement des compétences (anciennement plan de formation).
Besoins ou souhaits de formation ?
On peut considérer que les besoins sont des nécessités pour l’entreprise. Par exemple si l’on change des machines, des processus ou des logiciels, il faut former un ensemble d’individus sur ces nouveautés. Ce peut aussi être la demande d‘un chef de service qui a un besoin de telle ou telle compétences ou certification.
Le souhait de formation émis par un salarié est aussi l’un des éléments qui composent le plan. Certes le salarié à a la possibilité de mobiliser son CPF (Compte Personnel de Formation : voir ci-dessous). Mais il peut aussi demander à son employeur une ou des formations qui ne soient pas qualifiantes ou diplômantes mais qui lui permettraient de progresser dans son poste ou d’obtenir les compétences nécessaires à un poste cible.
Les Formations obligatoires
Ce sont les formations qui conditionnent l’exercice d’une fonction. Par exemple un cariste devra avoir le Caces approprié en état de validité. D’autres vont avoir besoin de certaines habilitations impératives pour pouvoir exercer leurs fonctions (Habilitations incendie, SST, travail en hauteur, habilitations électriques…). Ces formations obligatoires sont donc les premières priorités de l’entreprise.
Le Compte Personnel de Formation
Le compte personnel de formation (CPF) a remplacé le DIF (Droit individuel à la Formation). Il est utilisable par tout salarié, tout au long de sa vie active, y compris en période de chômage, pour suivre une formation qualifiante ou certifiante. Ces formations initiées par le salarié ne doivent pas forcément correspondre à celles définies par l’entreprise. Elles peuvent avoir lieu pendant le temps de travail en accord avec l’entreprise ou hors temps de travail. De même l’employeur peut aussi abonder le CPF d’un salarié en fonction de certains critères
Aligner les demandes de formation avec le besoin de compétencesIl faut donc que votre catalogue de formation permette une association entre formation et compétences développées. |
L’avis de l’expert : Il est désormais inscrit dans la loi que l’employeur a l’obligation de maintenir l’employabilité de ses salariés. Il est donc intéressant voir nécessaire de déployer une gestion de formation en harmonie avec sa GPEC pour identifier les besoins. |
Utiliser les entretiens pour le recueil des besoins
Les besoins sont souvent émis lors des entretiens. Ils sont ainsi « validés» par le manager en cas de demande du salarié. Ceci permet au manager de formuler des demandes individuelles pour améliorer la compétitivité de son équipe ou pour aider la progression des individus. Le moment privilégié des entretiens sera l’occasion pour le manager s’il constate une disparité entre le niveau de compétences attendu et le niveau du salarié d’inscrire une demande de formation pour pallier à ce manque.
Donner une accessibilité permanente et facile à la formation
Si les entretiens sont souvent la principale source pour recueillir les besoins en formation, il faut ouvrir d’autres voies. En effet se limiter à la seule période des entretiens (qui peuvent n’avoir lieu que tous les 2 ans) n’est pas très réactif. Il faut donc prévoir un accès permanent à la formation et aux demandes tant par le salarié que par le manager. Pour les demandes issues du salarié, naturellement on prévoira une validation du manager.
Dans tous les cas le responsable formation sera la dernier arbitre de la demande. Mais cet accès permanent aux demandes peut permettre d’optimiser un groupe. Il suffit de gérer les listes d’attente. Par exemple si une place se libère dans un stage, il sera peut être judicieux de remplacer la personne absente par une autre placée en liste d’attente si le coût est appliqué à la journée,
En offrant un accès permanent et en gérant les listes d’attente l’outil de ServicesRHonline optimise les budgets. Ses nombreuses statistiques permettent de veiller à la parité et à la non-discrimination en formation.
