Élaborer sa stratégie GPEC
Par quoi commencer pour mettre en place sa GPEC ?
Quels sont les acteurs à mobiliser ? Quels outils de la GPEC seront nécessaires ?
Définir l’objectif de la GPEC
Avant toute chose il faut clairement définir les objectifs qui motivent la mise en place de la GPEC dans votre entreprise.
En effet vous n’aurez pas droit à l’erreur. La GPEC est déjà au départ souvent perçue comme une lubie de la DRH. Ceci condamne l’entreprise à réussir sans coup d’essai.
Les principaux objectifs devront être bien établis et débattus avec les partenaires (syndicats, partenaires, délégation du personnel). Même pour les sociétés n’ayant aucune obligation de négociation GPEC, il est souhaitable que tous ces acteurs participent et que les objectifs leur soient clairement exposés. Une Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences n’aboutira au succès qu’avec l’adhésion de l’ensemble des acteurs. C’est pourquoi il faut les impliquer dès la réflexion sur l’opportunité de la mise en place
Et ces objectifs peuvent varier selon de nombreux critères (taille de l’entreprise, secteur d’activité, positionnement concurrentiel, volonté de la direction, pression de l’encadrement et des salariés, …).
Quels buts sont recherchés en priorité :
1 – Rendre l’entreprise plus compétitive
2 – Dans certains milieux technologiques, anticiper les besoins de demain
3 – Fidéliser et motiver les collaborateurs
3 – Prévenir d’un éventuel plan de licenciement
4 – Accompagner les changements d’orientation de l’entreprise
Définir les outils de la GPEC
Une fois les objectifs bien établis, il conviendra de définir les étapes, les délais et les acteurs.
Mais le préalable reste un état des lieux.
Où en est-on ?
Dispose-t-on de fiches de postes suffisamment bien faites pour constituer la base de la GPEC ?
A t-on des compétences en interne pour mettre en place cette GPEC ?
Le planning nous laisse t-il les ressources en temps ?
Peut-on se faire aider pour cette mise en place ? (consultez notre article sur les Aides et financement de la GPEC)
De quels outils dispose-t-on pour concevoir et déployer la GPEC ?
Entretiens annuels d‘évaluation et Entretiens professionnels
Les entretiens annuels d’évaluation et/ou les entretiens professionnels sont bien sur les premiers sollicités pour la GPEC. Ce sont eux qui permettront de recueillir les appréciations des compétences du collaborateur par son manager. Celui-ci doit cependant d’abord être informé et formé sur la démarche.
Il faut également apporter des règles claires quant à la notation. Qu’est ce qui justifie ou non tel ou tel niveau sur une compétence ? Sans ce garde-fou il y a un risque important de voir les managers apprécier très différemment les compétences d’un service ou d’un site à l’autre. Et si la notation repose uniquement sur l’appréciation du manager sans aucune règle, il deviendra très difficile ensuite de consolider les données ou de faire des projections sur d’autres postes ou fonctions.
Il faut également bien mesurer l’impact de la GPEC sur les entretiens. Combien de temps ajoute-t-on à l’entretien ? Un bon nombre de managers ont déjà du mal à réaliser l’obligatoire (c’est-à-dire les entretiens professionnels). Il ne faut donc pas leur donner l’impression de leur assigner une charge de travail supplémentaire sans contrepartie. Et il faut qu’ils en tirent aussi les bénéfices en ayant accès aux analyses de leur service
L’appui d’un logiciel GPEC
La plupart des entreprises se lançant dans la GPEC et commencent par cartographier les compétences (voir notre article définir les compétences) . Mais ont-elles suffisamment réfléchi à la façon dont celles-ci seront utilisées et gérées ?
Rapidement on se rendra compte qu’une GPEC ne peut exister qu’avec des outils de collecte et d’analyses faute de quoi la tâche deviendrait trop lourde.
Le choix d’un outil vient souvent après la cartographie. Un logiciel GPEC tel que celui de ServicesRHOnline permet aussi de cadrer les choses dès la conception des compétences et des référentiels. Il sera aussi possible de monter une ou deux maquettes pour voir si le résultat obtenu diffère de celui voulu.
Définir la stratégie et la méthode GPEC
Elle différera selon l’effectif : Négociation d’un plan GPEC ou non. Et elle différera également selon les moyens humains et financiers de l’entreprise.
La tentation est souvent grande pour les entreprises de vouloir tout faire seul pour la mise en place de la GPEC. Or l’œil et l’avis d’un consultant externe spécialisé évitera bien des erreurs.
Trop souvent les entreprises se limitent à utiliser les ressources internes pour la mise en place d’une GPEC. Or un œil externe est souvent bénéfique. D’autant que ces missions bénéficient d’aides et de financement. Consultez nos autres articles sur le sujet.
Une fois que les objectifs et les moyens auront été clarifiés établissez la méthode et les délais.
Les fiches de poste doivent-elles être retravaillées en amont ? Faut-il s’inspirer des fiches établies par les observatoires des métiers de votre branche ? Qui va faire ce travail ? Quelle structure donne-t-on aux compétences (familles, catégories…) Quelle méthode utiliser pour les identifier ? De quelle manière éviter les doublons ? Comment les constituer pour qu’elles soient faciles à analyser ?
Malgré ces questions l’enjeu en vaut souvent la chandelle. Inutile de surestimer le travail avant de commencer. Une GPEC peut se déployer par étapes. Inutile d’attendre d’avoir tous les référentiels de tous les postes pour démarrer. Certaines fonctions uniques dans la société seront moins prioritaires car de toute façon ces personnes ne pourront être remplacées par personne d’autre de l’entreprise. Commencez déjà par votre cœur de métiers et par les fonctions les plus répandues. Vous verrez qu’avec une dizaine de référentiels vous pourrez largement démarrer le lancement de votre GPEC.
Les articles et conseils de notre dossier spécial : GPEC
(Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences)
