La signature électronique lors des entretiens
La signature électronique est en vogue. Gain de temps, dématérialisation, centralisation des données… ses avantages sont nombreux. Mais c’est une option qui demeure chère. Dans quels cas devient-elle utile ? Pourquoi ne pas la généraliser dans la gestion des entretiens ?
Les obligations légales en matière de signature électronique lors des entretiens
Tous les entretiens ne nécessitent pas la présence d’une signature en bas de page. Passons en revue les principaux entretiens et leurs obligations en matière de signature :
Les entretiens annuels :
Cas le plus fréquent dans la vie du salarié, l’entretien annuel n’est en lui-même pas une obligation vis-à-vis du code du travail. Il peut cependant le devenir en accord via une convention collective. Par conséquent, la rédaction d’un compte-rendu n’est pas non-plus obligatoire, ainsi que sa signature.
Ceci dit, la valeur d’un compte-rendu en cas de litige est amoindrie s’il n’est pas signé par le salarié.
Les entretiens professionnels :
Bien définis par la loi, ces entretiens sont une étape incontournable de la vie du salarié. En revanche, si la remise d’une copie de l’entretien au salarié est obligatoire, la signature de cette copie n’est en aucun cas requise par le code du travail. Nous recommandons tout de même fortement de faire signer par les deux parties au moins un des comptes-rendus afin de pouvoir justifier de la bonne tenue des entretiens professionnels lors des entretiens à 6 ans.
Les entretiens à 6 ans :Conséquence directe des entretiens professionnels, ce nouveau type d’entretien est soumis aux mêmes règles : L’entreprise est tenue de remettre une copie de la synthèse au salarié, mais aucune signature n’est requise par la loi. Elle peut toutefois l’être, si l’entreprise adhère à une convention collective qui l’impose. |
L’avis de l’expert : Si malgré tout vous souhaitez demander une signature à vos collaborateurs, ils sont en droit de la refuser. Assurez-vous de documenter ce refus. |
L’entretien préalable au licenciement :
Passage parfois obligé, cet entretien est régi par de nombreuses obligations. La rédaction et la signature d’une synthèse n’en est pas une, officiellement.
Toutefois, selon la circulaire n°91/16 du 5 septembre 1991, ce compte rendu peut être nécessaire afin de constater le déroulement de l’entretien les faits évoqués et les explications des parties, dans le but de constituer une preuve en cas de litige. Dans ce cas précis, la signature du collaborateur ET de l’entreprise sont requises afin que ce compte-rendu soit recevable par un juge.
Les options de signature électronique:
Il existe deux principales possibilités si vous souhaitez mettre en place la signature électronique lors de vos entretiens, suivant votre niveau d’exigence et également votre budget.
La signature avec dossier de preuve
C’est la véritable signature électronique. Vous obtenez un processus sécurisé, officiel et légal.
Cette signature doit être authentique, infalsifiable, inaltérable, irrévocable et non réutilisable. Chaque signature est unique et sécurisée, et fait l’objet d’un dossier de preuve à la caisse des dépôts afin d’en garantir la traçabilité.
Toutes ces mesures de sécurité rendent cette solution coûteuse. En fonction de votre besoin, de votre volume et du prestataire, le prix unitaire d’une signature peut varier de quelques centimes jusqu’à 2.5€. Pour une société de 100 salariés, avec 2 signatures par entretiens, on arrive rapidement à plusieurs centaines d’euros voire milliers d’euros par an.
Ce tarif prohibitif requiert une réflexion avant la mise en place, surtout considérant le peu d’obligations vis-à-vis des entretiens, que nous avons vu plus haut.
La signature électronique sans dossier de preuve
Si vous n’avez pas besoin de l’attirail sécuritaire de traçabilité pour vos entretiens, vous pouvez optez pour une solution plus simple, moins onéreuse, mais qui conserve le principe de dématérialisation.
Les hébergeurs proposent des authentifications par SMS, avec des possibilités de personnalisation.
Cela permet d’avoir une trace d’envoi de la requête, d’apposer une signature digitalisée avec un code unique etc. L’avantage de cette solution est bien sûr son coût réduit, aux alentours de 10 ou 20 centimes par signature qui élimine le besoin d’impression des comptes-rendus.
Mais vous perdez la valeur de preuve que propose une signature numérique en bonne et due forme.
Signature électronique et SIRH
L’avantage premier d’un SIRH est de centraliser et dématérialiser les données. La signature numérique, quel que soit le type que vous choisissez, permet d’ajouter une étape supplémentaire dans cette dématérialisation. Éliminez le besoin d’imprimer et d’avoir un doublon systématique de tous vos entretiens.
Grâce à l’outil de ServicesRHOnline, associez même vos anciens entretiens directement sur le profil du salarié pour libérer vos archives.
