Gestion comptable et réglementaire du personnel
Fini le simple fichier excel, le SIRH a pris le pas sur la gestion du personnel et a étoffé son rôle mais il doit aussi couvrir les fonctionnalités de base.
Un SIRH complet permet de centraliser l’information et d’éviter la redondance qui est la principale source d’erreurs en matière de gestion des salariés. Parmi ces informations, certaines revêtent un caractère obligatoire, d’autres non.
Le registre unique du personnel
Il a remplacé le fichier de gestion du personnel utilisé autrefois. Tout employeur est tenu dès l’embauche de son premier salarié d’avoir un registre unique du personnel. Sur celui-ci un certain nombre d’informations est obligatoire. . Ce sera donc le rôle du SIRH que de produire ce type de document.
Le contrat de travail
Il constitue le socle juridique sur lequel s’appuie la relation employeur-employé. Il convient donc d’être particulièrement vigilant lors de sa rédaction. Mais un contrat de travail évolue aussi dans le temps avec les changements d’affectation de poste, de rythme… Il faut donc à chaque changement important formalisé un avenant.
Un contrat de travail existe dès lors qu’un individu (le salarié) s’engage à travailler, en contrepartie d’une rémunération, pour le compte et sous la direction d’une autre personne physique ou morale (l’employeur).
Les CDI peuvent être non écrits. Mais dans ce cas l’employeur doit émettre un document reprenant les informations précisées sur la déclaration préalable à l’URSSAF. Il est donc important de rédiger un contrat (faute de quoi le contrat tacite sera considéré comme un CDI).
Les bulletins de salaire
L’employeur est tenu de remettre une fiche de paye, faute de quoi il s’expose à des sanctions. Certaines mentions sont obligatoires. Découvrez-les ici.
Le salarié dispose d’un délai de trois ans pour en contester l’exactitude ou le montant.
La gestion des absencesOutre le fait de devoir figurer sur le bulletin de salaire, les congés sont soumis à des règles bien précises. c’est pourquoi Il est donc primordial pour l’employeur de garder trace et d’historiser demandes et acquisition de droits. Le SIRH sera encore une fois le moteur de cette gestion d’absences. Il ne servira pas qu’à calculer les soldes mais aussi à décentraliser la saisie. Il gérera le workflow de validation et transmettra les informations à la paye. |
L’avis de l’expert : La paye est souvent l’élément le plus juste et le plus à jour de l’entreprise. Nous vous conseillons donc d’interfacer votre SIRH avec elle.
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La gestion des heures
Afin d’éviter tout litige ultérieur avec votre salarié, il est important que votre SIRH enregistre celles-ci. Il existe maintes façons d’opérer pour la collecte des heures (travaillées ou supplémentaires). Badgeage physique ou virtuel des salariés, saisie par les managers, rédaction d’une feuille de temps par le salarié.
La gestion des notes de frais
Il n’y a absolument aucun caractère obligatoire ni réglementaire à utiliser un logiciel dédié à la gestion des notes de frais. Et comme tout ce qui touchera à une transaction financière entre l’employeur et le salarié il vaut mieux être bien armé pour pouvoir justifier de ces versements.
Et à cela s’ajoute aussi les règles URSSAF à respecter en la matière (forfait repas ou hébergement, barème kilométrique…). Un SIRH sera très utile pour ces tâches. Et que dire de la décentralisation de la saisie par les salariés, qui apportera un gain de temps, d’efficacité, de réactivité.
Visites médicales et médecine du travail
Depuis 2017, la Visite d’Informations et Prévention a remplacée l’ancienne visite médicale d’embauche.
La visite doit avoir lieu dans les 3 mois qui suivent le début du contrat. Un médecin, un interne en médecine ou un infirmier réalise cette visite. Les salariés mineurs et les travailleurs de nuit doivent impérativement passer cette visite avant leur affectation.
Jusqu’en 2017, le salarié devait passer une visite médicale tous les deux ans. Il doit désormais passer une visite tous les 5 ans. Ce délai est ramené à trois ans pour travailleurs handicapés, les travailleurs de nuit et les titulaires d’une pension d’invalidité.
Historique de Formation du salarié
Le bilan des entretiens professionnels à 6 ans impose à l’entreprise de s’assurer que chaque salarié ait bien bénéficié d’une formation non obligatoire. Et l’employeur ayant l’obligation de maintenir l’employabilité de son salarié, il y a grand intérêt à conserver les historiques de formation de chacun.
Habilitations et recyclages
De plus en plus de tâches nécessitent d’être exécutées par une personne dûment habilitée. Ceci est souvent vrai pour la sécurité (SST et Incendie, Fimo et AFCOS pour les chauffeurs, CACES pour les conducteurs d’engins, habilitation électrique, travail en hauteur, Amiante, Intervention sur parc nucléaire…). Bref il convient pour l’employeur de s’assurer que son salarié dispose des habilitations nécessaires avant l’accomplissement d’un certain nombre de tâches. Attention, les sanctions et dommages et intérêts peuvent chiffrer très fort. Donc il y a donc nécessité pour votre SIRH de stocker les informations sur les recyclages et leurs dates de validité
Les plus du logiciel de Ressources Humaines de ServicesRhonline
L’outil de ServicesRHonline permet de créer son arborescence pour stocker les documents individuels et les mettre à disposition des salariés.
